Опись комплекта исполнительной документации
Опись — это содержание папки, а не ещё один акт. По ней проверяющий идёт по комплекту, не перебирая файлы. В строке название документа, номер, дата и сколько листов он занимает. Бумаги, которой в папке нет, в описи нет. Бумага, которая лежит в папке без строки, для реестра как будто не сдана.
Опись как реестр
Опись не освидетельствует работу и не подтверждает объём. Она перечисляет. Читатель открывает титульный лист, затем опись, затем указанный номер. Если номера прыгают или один и тот же акт стоит дважды, папка сразу выглядит несведённой. ПТО собирает опись в конце, когда состав листов уже известен, и правит её, если лист добавили или заменили.
Реестр делают по фактической папке, а не по желаемому перечню. Перечень говорит, что должно быть. Опись говорит, что вложено. Расхождение между ними как раз и есть список долга. Закрывать долг строкой «акт прилагается» без самого акта нельзя. Чек-лист сдачи ИД начинается с этой сверки, а не с красивой обложки.
Агент ПТО в Smart SPDS собирает строки бланка из того, что вы сами перечислили: пустые поля описи остаются пустыми, ИНН и подписи он не выдумывает. Собрать документ
Какие графы заполняют
- Порядковый номер строки.
- Название документа так, как оно на самом листе.
- Его номер и дату.
- Число листов или страниц, которые занимают этот документ.
- Примечание, только если без него строку не понять.
| Графа | Откуда текст | Ошибка |
|---|---|---|
| Название | Заголовок самого документа | Общее слово «акт» без предмета |
| Номер и дата | Шапка акта или журнала | Дата описи вместо даты акта |
| Листы | Сколько бумаге реально вложено | Цифра «на глаз» |
| Состав | Только вложенные документы | Строка на будущий акт |
Как ловят расхождение с папкой
Проверка тупая и поэтому надёжная. Идут по описи и достают каждый лист. Потом листают папку и смотрят, все ли документы попали в реестр. Журнал, схема, АОСР, АОСК, АОСН, акт испытания — у каждого своя строка, если он вложен. Приложение к акту либо входит в число листов этого акта, либо стоит отдельной строкой. Оба способа годны, если читатель не считает один лист дважды и не теряет его.
Заменили акт после замечания — меняют и строку: новая дата или номер, новое число листов. Старую строку на несуществующий лист не оставляют. Исправление ИД без правки описи оставляет в реестре документ, которого в папке уже нет.
Чем опись не заменяет акт
В описи можно написать «АОСР на гидроизоляцию». Это не сам АОСР. Подписи на работе стоят в акте. Опись их не дублирует и не создаёт. Пустую папку с толстой описью сдать нельзя. И наоборот: полная папка без описи заставляет приёмку читать комплект вслепую. Состав по перечню и реестр должны сойтись до того, как папку отдают.
Нумерацию строк не рвут. После вставки листа середину пересчитывают, а не ставят номер с буквой. Число листов проверяют по вложенному, включая схему, если она сшита с актом. Примечание не используют, чтобы спрятать отсутствие документа. В реестре либо есть лист, либо есть дырка, которую видно.
Сначала соберите листы, потом пишите опись. Опись, написанная «как будет», расходится с папкой в тот же день.
Рядом по теме
- Титульный лист комплекта ИД
- Состав исполнительной документации по приказу 344/пр
- Чеклист комплекта перед отдачей заказчику
Лист справочника Smart SPDS. Практический разбор, не заключение юриста и не замена перечня исполнительной документации объекта.